Dodatky, přílohy a vázané dokumenty ke smlouvě: jak je evidovat
Dodatek mění smlouvu, příloha ji doplňuje. Jak je mít u hlavní smlouvy přehledně, aby bylo jasné, co právě platí.
Proč to řešit
Ke smlouvě časem přibudou dodatky se změnou ceny, předávací protokoly nebo nové přílohy. Když leží v různých složkách, nikdo neví, která verze platí, a dodatek se změnou výpovědní lhůty snadno přehlédnete.
Jak to řeší JASPAR One
V JASPAR One je hlavní smlouva a k ní vázané dokumenty. Dodatek nebo protokol má vlastní kartu s údaji a termíny, z karty vede tlačítko zpět na hlavní smlouvu. Prostá příloha se jen připojí k souboru bez vlastních údajů. Při nahrání více souborů najednou si vyberete, co je hlavní smlouva a co dodatky nebo přílohy. Přesun dokumentu pod jinou smlouvu vyžaduje dvojí potvrzení.
Co se změní
Na jedné kartě vidíte smlouvu i všechno, co k ní patří, včetně historie změn. Dodatek se se smlouvou sám neslučuje – změněné údaje upravíte na hlavní smlouvě vědomě.
Praktický postup
- 1Nahrajte hlavní smlouvu a dodatky najednou.
- 2Zvolte „Hlavní smlouva + vázané dokumenty“.
- 3Zkontrolujte údaje dodatků a změny propište do hlavní smlouvy.
- 4Prosté přílohy připojte jako přílohy bez vlastní karty.